dDH Datacommunicatie: Een E-mail Mailing List; wat is dat?

Wat is een 'E-mail mailing list'?
Een E-mail mailing list werkt feitelijk net zo als een 'gewone' mailing list: iedereen op de adressenlijst (elke abonnee) krijgt het zelfde bericht.
Het verschil is dat een E-mail mailing list meestal geen 'exclusieve afzender' heeft: Niet alleen diegene die de adressenlijst (en een stapel postzegels) bezit kan een mailing verzenden, maar iedereen kan dat, simpelweg door een E-mail te zenden naar het E-mail adres van de mailing list. Achter dat adres gaat feitelijk de adressenlijst schuil.
Automatische vermenigvuldiging en bezorging
Een E-mail mailing list is 'gehuisvest' op een computer (meestal een Internet-computer). Zodra deze computer een bericht voor de mailing list ontvangt, kijkt hij welke adressenlijst daar bij hoort. Vervolgens maakt hij een stapel kopieën, adresseert alles en doet het bericht op de post. Bestaat de mailing list uit enkele tientallen adressen, dan duurt de 'bezorging' meestal niet meer een paar minuten. Bij een erg grote mailing list en bij grote drukte 'op het net' kan dat soms een paar uur duren. Na bezorging ligt het bericht in de E-mail postbussen van alle abonnees te wachten tot de eigenaar de postbus leegt.
Goedkoop, snel, milieu- en energievriendelijk
Net als alle andere E-mail, bestaan ook de berichten van een E-mail mailing list uit digitale informatie, die via verschillende computers verzonden wordt.
Het verzenden van een bericht kost meestal niet meer dan 1 telefoontik, ongeacht het aantal geadresseerden. De besparing op portokosten kan dus fors oplopen. Ook komen er geen enveloppen, sorteermachines, postauto's en vliegtuigen aan te pas, er wordt alleen een klein beetje stroom gebruikt. Bovendien wordt een bericht in een oogwenk volautomatisch verwerkt (geen kopiëren, vouwen, insteken, frankeren en wegbrengen) en vliegensvlug bezorgd (ook veel sneller dan een hele adreslijst faxen). Als de berichten gewoon van het scherm gelezen worden, bespaart dat nog eens extra op papier en inkt. En nadat een bericht 'weggegooid' (gewist) is, kan de vrijgekomen diskruimte weer opnieuw gebruikt worden.
Kortom: bij juist gebruik vormt een E-mail mailing list een zeer goedkope, snelle, milieu- en energievriendelijke manier van corresponderen.
Robotjes
Kleine E-mail mailing lists worden soms nog met de hand bijgehouden. Als u een abonnement wilt nemen of opzeggen, stuurt u een verzoek aan de beheerder.
De meeste mailing lists worden echter onderhouden door een 'robotje', een programma wat de administratie bijhoudt en allerlei andere taken kan uitvoeren (bijv. in de gaten houden of iemand niet per ongeluk een veel te groot bericht verstuurt).
Ook het abonneren en opzeggen wordt verzorgd door deze robot: iedereen kan de opdrachten daarvoor zelf per E-mail aan de robot sturen.
De meest bekende mailing list robotjes zijn de programma's 'Majordomo' en 'Listserv'. Sinds kort is het programma 'Mailman' in opkomst.
Soorten en maten
E-mail mailing lists zijn onderverdeeld in twee hoofdsoorten:

Mailing lists die bestemd zijn voor een bepaalde groep mensen. Dit zijn meestal 'besloten' mailing lists, bijv. een mailing list die dient als overlegkanaal voor een verenigingsbestuur. Via zo'n mailing list wordt als het ware 'elektronisch vergaderd'.
Mailing lists over een duidelijk omschreven onderwerp. Zo'n mailing list kan gebruikt worden als nieuwskanaal, vraagbaak, discussieplatform e.d. Er zijn talloze van dit soort mailing list, over onderwerpen variërend van 'kanaries kweken' tot 'kernenergie'.
Verder is er verschil in de bevoegdheden:

Via een gesloten mailing list kunt u zelf géén berichten posten. Dergelijke mailing lists worden meestal gebruikt voor de verspreiding van een digitale nieuwsbrief of tijdschrift ('E-zine'). Een abonnement op zo'n mailing list lijkt nog het meest op een gewoon 'tijdschrift-abonnement'.
Bij een 'gemodereerde' mailing list kunt u wel berichten inzenden, maar uw bericht wordt eerst beoordeeld door een 'moderator'. Hij of zij kijkt of u zich wel aan het onderwerp van de mailing list houdt, of uw bericht interessant is voor de abonnees, e.d. Een gemodereerde mailing list kan daardoor kwalitatief erg goed zijn. Maar omdat elk bericht eerst getoetst wordt, kan het even duren voor uw bericht verspreid wordt.
Bij een open mailing list kan iedereen direct zelf berichten plaatsen. Deze vorm komt het meest voor en leent zich goed voor snelle berichtgeving. Maar de kwaliteit is dus geheel afhankelijk van de zelfdiscipline van de gebruikers.

Alleen abonnees kunnen berichten inzenden
Het is (in tegenstelling tot de 90er jaren) tegenwoordig vrijwel regel dat alleen de abonnees berichten kunnen posten op een mailing list. Daardoor wordt voorkomen dat buitenstaanders misbruik maken van de mailing list, bijv. om 'spam' rond te sturen. (Spam is ongevraagde E-mail reclame).
Bij discussie mailling lists is het zelfs noodzakelijk dat men abonnee is, om te voorkomen dat iemand een discussie 'veroorzaakt' zonder zelf ooit de antwoorden te lezen.

Proberen een bericht te posten in een mailing list waarop u zelf geen abonnement heeft is dus vaak verspilde moeite. U valt alleen de beheerder lastig, die uw bericht als foutmelding binnen krijgt. Als de beheerder daar tijd en zin voor heeft, kan hij of zij het bericht aan u retourneren of doorplaatsen. Meestal merkt u echter niets en verdwijnt ook uw bericht in het niets.
Als u geen abonnee bent, maar om één of andere reden toch graag een bericht wilt verspreiden, stuur het dan direct aan de beheerder, met een vriendelijk verzoek het door te sturen naar de mailing list. Als het belangrijk is en/of snel verzonden moet worden, kunt u echter beter even 'voor de gelegenheid' abonneren op de mailing list, zodat u zelf kunt posten.
Het abonneren op een mailing list (en vaak ook het opzeggen) moet meestal gebeuren 'vanaf' het betreffende E-mail adres en bevestigd worden door de beantwoording van een E-mail. Hierdoor is het abonneren van een ander (als pesterijtje) onmogelijk is en kunnen ook de z.g.n. 'spam-robots' zichzelf niet abonneren.
Beheerders, vragen, service
De meeste beheerders zijn èn druk èn vrijwilliger, dus tijd om iedereen persoonlijk te helpen ontbreekt gewoon. Dat is meestal ook niet nodig: vrijwel alle mailing lists stellen u in staat alles zelf te doen. Abonneren, opzeggen, berichten posten, extra opties instellen: het is allemaal zelfbediening en goed gedocumenteerd. In handleiding-rubrieken zoals deze is vanalles te vinden en u krijgt vaak een uitgebreid welkomsbericht van een mailing list met alle instructies (bewaar dat!). Onder de berichten van een mailing list staat meestal vermeld hoe u op kunt zeggen.
Beheerders besteden hun tijd aan het technisch functioneren van de mailing lists en aan extra's als webpagina's of goede helpteksten. Sommigen helpen ook de gebruikers met bijv. het (leren) discussieren via E-mail.
Bedenk echter dat vrijwel alle mailing lists gratis zijn. Daardoor is er meestal weinig tijd voor persoonlijke hulp.
Kortom: Het gebruik van mailing lists vraagt zelfredzaamheid. U moet zelf kunnen abonneren en opzeggen, dat is basiskennis voor Internetters. Zelfbediening betekent ook meer privacy: een programma doet het werk, er komt geen mens aan te pas.
De hulp van de beheerder roept u alleen in bij 'echte' problemen, die u niet zelf kunt oplossen. Bijvoorbeeld wanneer u wel berichten ontvangt, maar niet zelf kunt posten en/of opzeggen.
Voor meer over E-mail mailing lists: zie het menu.

Boyd Noorda
© 7 dec. 2001 Socia Media, Den Haag.
Gebruik of overname van deze tekst is alleen mogelijk na schriftelijke toestemming.
Een link maken naar deze pagina mag uiteraard wel.

menu | dDH